Doporučené interní postupy
1. Smluvní vztah – ProfiPředseda, s.r.o. a dodavatel
1.1. Po absolvování výběrového řízení je novému PP zaslán k vyplnění osobní dotazník
1.2. Provozní manažerka připraví návrh Příkazní smlouvy, kterou odesílá k podpisu novému PP. Ze strany společnosti je požadováno zaslání podepsané kopie zpět na email, tisk dvou kopií s podpisem zasílá PP na centrálu do Plzně k podpisu jednatelky.
1.3. Po podpisu smlouvy je s PP domluveno doporučené dvoudenní školení týkající se výkonu funkce předsedy na centrále společnosti v Plzni (společnost hradí náklady spojené s ubytováním).
1.4. Co-Working – smlouva s PP na využívání sdíleného pracovního prostoru v kanceláři (týká se pouze středisek, kde je kancelář k dispozici). Poplatek za sdílený pracovní prostor činí ….. Kč. K dispozici v kanceláři je tiskárna, šanony, papír, kancelářské potřeby, káva
2. Interní komunikace (centrála vs. profík, profík vs. koordinátor)
2.1. Kontakt na IT oddělení
2.1.1. Vojtěch Galla; vojtech.galla@prodomiagroup.cz; tel. +420731537617;
2.2. Email
2.2.1. po podpisu Příkazní smlouvy zřizuje IT oddělení emailovou adresou: jmeno.prijmeni@profipredseda.cz;
2.2.2. do těla emailu bude nastaven jednotný podpisový vzor (změny podpisového vzoru nejsou povolené);
2.2.3. Pravidla emailové komunikace
2.2.3.1. odpověď na příchozí email od vedení společnosti i od klienta do 24h (viz metodika);
2.2.3.2. je žádoucí vždy držet vlákno emailu (především v případě více zúčastněných osob);
2.3. Telefon
2.3.1. Na nepřijaté hovory, voláte zpět obratem nebo v nejbližším možným termínu, nejdéle však do 24hodin;
2.4. Kalendáře – jednotné zadávání událostí
2.4.1. Shromáždění:
- název události: "město_S_název SVJ" např.: "Plzeň_S_Milady Horákové 5"
- datum a čas
- do adresy přidat adresu (samo jí to postupně nabízí)
- do příloh přidat pozvánku
2.4.2. Dovolená:
- název události: "dovolená_příjmení"
- datum na celé dny
2.4.3. Akvizice
- název události: "město_A_název SVJ"
- datum a čas
- do adresy přidat adresu konkrétního místa konání
- do příloh přidat pozvánku / nabídku
2.5. KD
2.5.1. KD – provozovna – každou první středu v měsíci (osobně na provozovně, pro vzdálenější PP online), řeší se provozní záležitosti týkající se výkonu funkce PP
2.5.2. One to One – osobní pohovory, které si s PP organizuje koordináto dané oblasti (frekvence jednou měsíčně)
2.5.3. KD – all – pravidelná měsíční porada vždy poslední pátek v měsíci online – účast povinná
2.5.4. Kvartální porada – pravidelná čtvrtletní porada konaná v Praze (tématem provozní záležitosti, školení, novinky) – účast doporučená